Dette er de seneste vedtægter for Gentofte Shotokan Karate-Do Kai.

Vedtægterne opdateres løbende.

VEDTÆGTER

§ 1 Navn og hjemsted

Foreningen Gentofte Shotokan Karate-Do Kai er stiftet den 11.04.2021 og har hjemsted i Gentofte Kommune. Foreningen søger om optagelse i Dansk Karate Forbund (DKF) under Danmarks Idræts-Forbund (DIF) og vil herefter være underlagt disses love og bestemmelser. 

§ 2 Formål

Foreningens formål er gennem træning, fællesskab og aktiviteter at udbrede kendskabet og interessen for traditionel Shotokan Karate og ved på anden måde at virke fremmende for denne idræt.  Foreningens tilbud og aktiviteter afspejler et fokus på fællesskab ved at tilbyde muligheder for:

·       Forældre træning samtidigt med deres børn

og

·       Træning på hold tilpasset medlemmers Karate niveau

·       På sigt at kunne tilbyde træning af kørestolsbrugere i Shotokan Karate

Herved er det opfattelsen, at foreningen kan medvirke til at forbedre medlemmernes trivsel, almene sundhed, deres lyst til at tage aktivt del i samfundslivet samt at tage et medansvar i foreningen.

§ 3 Medlemskab

Som medlem kan optages enhver som kan tilslutte sig foreningens formål og har afviklet evt. gæld til foreningen. 

Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og leve op til foreningens formålsbestemmelse.

Den faste trænerstab kan af bestyrelsen meddeles kontingentfri og vil fortsat være at betragte som medlemmer, så længe de varetager fast undervisning.

Foreningen kan stille et vist antal fripladser til rådighed. Disse fripladser skal tilgå personer, som ønsker medlemskab, men ikke har de fornødne midler til at betale kontingent. Ansøgning om friplads sendes skriftligt til bestyrelsen. Fripladser tildeles af en enig bestyrelse og det skal nævnes i bestyrelsens årsberetning hvor mange fripladser der er besat. Fripladser er midlertidige og beslutningsgrundlaget opdateres halvårligt medmindre en længere periode er vedtaget i bestyrelsen. 

§ 4 Børneattest

Jf. lov om indhentelse af børneattest m.v. har foreningen pligt til at indhente børneattest for personer, der skal fungere som trænere, instruktører eller holdledere for børn under 15 år, herunder assistenter og vikarer, såfremt der er tale om en fast tilknytning.

§ 5 Indmeldelse

Indmeldelse skal ske via foreningens hjemmeside. For medlemmer under 18 år oprettes medlemmet af forældre eller værge. Ved tilmelding til kontingent samtykker forældrene hermed at barnet er medlem. Ethvert medlem modtager via e-mail ved indmeldelse en kopi af foreningens gældende vedtægter.

§ 6 Udmeldelse

Udmeldelse skal ske skriftligt til formanden med en måneds varsel til udgangen af den måned hvor udmeldelsen sker. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles.

§ 7 Kontingent

Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen. Principper for fastsættelse af det årlige kontingent er baseret på at kunne opretholde foreningens formålsparagraf.  Indtægter fra kontingent kan gå til, men er ikke begrænset til denne brug:

·       Lokale leje

·       Træner lønninger

·       Uddannelse af træner stab

·       Deltagelse i turneringer

·       Generalforsamlinger

Foreningens midler skal indsættes på foreningens konto i et pengeinstitut.

§ 8 Restance

Ethvert medlem der ikke har betalt kontingent til tiden, er at betragte som værende i restance. Såfremt der foreligger restance dækkende 2 måneders kontingent kan bestyrelsen indstille medlemmet til eksklusion. Medlemmer i kontingentrestance har ikke adgang til generalforsamlingen. Såfremt restance kan relateres til økonomiske forhold hos medlemmet, skal tildeling af friplads overvejes.   

§ 9 Udelukkelse og eksklusion

Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes enten tidsbegrænset eller permanent, såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens vedtægter eller andre gældende, offentliggjorte bestemmelser, eller hvis medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter og således har udvist en optræden, der strider mod almindelig sømmelighed eller skader foreningens omdømme. Eksklusion og udelukkelse kan besluttes af bestyrelsen med mindst 2/3 flertal. Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, og medlemmet kan endvidere kræve foretræde for bestyrelsen forud for, at afgørelsen træffes.

§ 10 Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.

Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af marts måned. Generalforsamlingen afholdes for foreningens medlemmer.

Alle medlemmer på mindst 18 år er valgbare til bestyrelsen

Kontingentfritaget trænere kan vælges til bestyrelsen.

Forældre til medlemmer der er under 18 år kan vælges til bestyrelsen.

Foreningen kan oprette støttemedlemsskaber/sponsorater, der dog ikke giver valgbarhed til bestyrelse eller adgang til generalforsamlingen.

Generalforsamlingen indkaldes ad to (2) gange. Første gang med mindst 4 ugers varsel. Anden gang med mindst 2 ugers varsel. Forslag som ønskes behandlet, skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest 1 uge efter første indkaldelse til generalforsamlingens afholdelse. 

Begge indkaldelser skal indeholde angivelse af dagsorden og indkomne forslag. Indkaldelsen fremsendes på e-mail til medlemmerne samt annonceres på foreningens hjemmeside og eller Facebook.

Alle fuldt betalende medlemmer, jf. § 8, og medlemmer, der har friplads, jf. § 3, har tale- og stemmeret. Trænere, der er meddelt kontingentfrihed, har tillige tale- og stemmeret. Medlemmer, der har sat deres medlemskab på pause (ikke betalende medlemmer), har ikke adgang til generalforsamlingen og kan ikke vælges til bestyrelsen. Alle medlemmer har én stemme. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Forældre til medlemmer under 18 år har tale- og stemmeret på medlemmernes vegne på generalforsamlingen. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.

En rettidigt indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. 

§ 11 Dagsorden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent

2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år

3. Forelæggelse af revideret regnskab for det forløbne år til godkendelse

4. Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag (inkl. forslag til kontingent) for det kommende år til godkendelse

5. Forelæggelse afplan for aktiviteter i det kommende år samt nedsættelse af Specielle Udvalg i forbindelse hermed.

6. Behandling af indkomne forslag

7. Valg af bestyrelsesmedlemmer

8. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen

9. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant (hvert år)

10. Eventuelt

§ 12 Generalforsamlingens ledelse

Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen.

Beslutninger træffes ved almindeligt flertal.

Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt fem medlemmer forlanger det og såfremt det kan lade sig gøre. Ved personvalg dog på forlangende såfremt det kan lade sig gøre.

Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten og bestyrelsen, og skal være tilgængeligt senest en måned efter generalforsamlingens afholdelse.

§ 13 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes når mindst 10% af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt overfor bestyrelsen fremsætter ønske herom med angivelse af det emne, som ønskes behandlet. Generalforsamlingen skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår indkaldelse, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.  

§ 14 Bestyrelsen

Bestyrelsens medlemmer vælges for 2 år ad gangen på den ordinære generalforsamling, dog således at halvdelen af bestyrelsens medlemmer i foreningens første år er på valg efter 1 år. Bestyrelsen konstituerer sig hvert år efter generalforsamlingen. Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, herunder formanden, er til stede. Ved stemmelighed har bestyrelsesformanden den afgørende stemme. Over bestyrelsens handlinger føres en protokol.

De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægten..

Bestyrelsen består af

·       formand (på valg i lige år)

·       kasserer (på valg i ulige år)

·       sekretær (på valg i ulige år)

·       op til 4 øvrige medlemmer.

§ 15 Udvalg

Til at forestå prioriteringen af opgaver af specifik karatefaglig karakter, er der nedsat ét (1) stående fagudvalg:

Teknisk Udvalg

Teknisk Udvalg forestår at udvikle og styrke den karatetekniske udvikling og standard i foreningen.

Teknisk Udvalg består af én (1) udvalgsformand (foreningens chefinstruktør), og mindst 1 instruktør, der er ansvarlig for børneafdelingen som udpeges af udvalgsformanden og godkendes af bestyrelsen.

Alle karate tekniske spørgsmål afgøres af Teknisk Udvalg.

Teknisk Udvalg fastsætter det overordnede gradueringspensum og krav, samt vurderer adgang til graduering for den enkelte elev.

Til at forestå og lede særlige aktiviteter, kan bestyrelsen oprette andre udvalg.

Disse udvalgs kompetenceområde, sammensætning, opgaver og budget godkendes af bestyrelsen. Når dets opgave er løst, opløses udvalget.

Et udvalg kan ikke tildeles opgaver eller beføjelser der griber ind i et andet udvalgs kompetenceområde.

§ 16 Regnskab

Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen skal inden udgangen af 31. januar afgive årsrapport for det foreliggende år for revisoren. Årsrapporten forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift. Årsrapport udsendes til foreningens medlemmer sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.

§ 17 Revision

På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor. Revisoren skal hvert år i februar måned gennemgå årsrapporten og påse, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og årsrapporten forsynes med en påtegning. Revisoren har til en hver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger. 

§ 18 Tegning og hæftelse

Foreningen tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner over 10.000 kr. kræves dog underskrift af formand og kasserer i forening. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af generalforsamlingen.

§ 19 Vedtægtsændringer

Ændring af vedtægterne kan ske på generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.

§ 20 Opløsning

Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling.

For at forslaget kan vedtages, kræves, at mindst 3/4 af de fremmødte stemmer for forslaget.

På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvilke almennyttige / almenvelgørende formål, foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre, skal tilgå.